無論電子文件集中存儲還是分散存儲，ERMS都應(yīng)集中存儲、管理和維護元數(shù)據(jù)。

檔案全文數(shù)據(jù)庫的建立是一項基礎(chǔ)性工作，是實現(xiàn)檔案信息化管理的前提。

照片檔案冊應(yīng)平放，避免重壓，防止造成照片粘連。

對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，要遵循三個基本原則，即統(tǒng)計數(shù)據(jù)要準確、統(tǒng)計方法要科學(xué)、統(tǒng)計項目要使用實用。

電子文件鑒定工作中，處置在內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定之后進行。

刻錄數(shù)碼照片時，應(yīng)選擇一次性寫入方式，并采用低速刻錄方法。

在照片檔案的收集過程中，對于某些個人或單位不愿交出的珍貴照片，可進行翻拍。

數(shù)字化存儲載體光盤可以使用粘貼標簽的方式進行標記。

目錄數(shù)據(jù)的錄入可采用“雙機對錄互校”方式，每一條目由兩個錄入人員分別錄入，軟件自動進行對比較對，錯誤數(shù)據(jù)由錄入人員修正。

用棉花球蘸酒精輕擦可以去除膠片照片上的塵土。