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信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類(lèi)型電子文件的歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍劃定。
《國(guó)家電網(wǎng)公司供電企業(yè)檔案分類(lèi)表(6~9大類(lèi))》規(guī)定,設(shè)備開(kāi)箱材料,即設(shè)備制造廠家提供的產(chǎn)品合格證、說(shuō)明書(shū)、圖紙、調(diào)試記錄等歸入()大類(lèi)。
加密的電子文件一般應(yīng)先歸檔再解密。
《國(guó)家電網(wǎng)公司檔案管理辦法》規(guī)定,各級(jí)單位要配備與該單位生產(chǎn)、建設(shè)、研發(fā)、經(jīng)營(yíng)和管理相適應(yīng)的專(zhuān)職或兼職檔案人員。
《國(guó)家電網(wǎng)公司紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》規(guī)定,在紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理過(guò)程中,應(yīng)對(duì)需要進(jìn)行數(shù)字化處理以卷或件為單位的檔案按序進(jìn)行第二次編號(hào),單份文件裝訂的也必須編號(hào),防止出現(xiàn)丟失。
某公司檔案員按《國(guó)家電網(wǎng)公司供電企業(yè)檔案分類(lèi)表(6-9)大類(lèi)》的要求進(jìn)行分類(lèi)組卷,將下列文件材料歸入8大類(lèi),請(qǐng)你指出錯(cuò)誤所在并改正。(1)220千伏六氟化硫斷路器合格證、出廠試驗(yàn)報(bào)告;(2)220千伏六氟化硫斷路器設(shè)備開(kāi)箱申請(qǐng)表及開(kāi)箱檢驗(yàn)記錄;(3)干式變壓器使用說(shuō)明書(shū);(4)干式變壓器設(shè)備開(kāi)箱申請(qǐng)表及開(kāi)箱檢驗(yàn)記錄。
《國(guó)家電網(wǎng)公司檔案館檔案收集管理辦法(試行)》規(guī)定,強(qiáng)化依法治檔、依法管檔意識(shí),對(duì)不按規(guī)定移交檔案或借故拖延移交檔案的單位,公司將給予經(jīng)濟(jì)處罰。
電子文件整理是指對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等一系列使其形成有序體系的過(guò)程。
《國(guó)家電網(wǎng)公司紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》規(guī)定,在紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理過(guò)程中,應(yīng)將掃描處理后生成的符合質(zhì)量要求的文檔存放到相應(yīng)的載體上,提供利用。同時(shí)通過(guò)光盤(pán)刻錄等方式進(jìn)行備份,防止數(shù)據(jù)丟失。
《國(guó)家電網(wǎng)公司電子文件管理辦法》規(guī)定,公司各單位辦公室(綜合管理部門(mén))是該單位電子文件管理工作的歸口管理部門(mén);公司各單位科信部門(mén)是該單位電子文件管理工作的技術(shù)管理部門(mén)。